Z cyklu “Marka osobista kobiety w biznesie” – Etykieta biznesu (Savoir vivre w biznesie)

Z cyklu “Marka osobista kobiety w biznesie” - Etykieta biznesu (Savoir vivre w biznesie)

Po czym można rozpoznać kulturalnego człowieka? Większość z nas od razu powie, że po ubraniu. Tak, ubiór to ważny element, który rzuca się w oczy, ale zaraz za nim widzimy ruch ciała, mimikę, sposób bycia, wysławiania się, uśmiechu, zachowania – wszystko to mówi nam o tym, kim jesteśmy. To dobre wychowanie czyni z nas kulturalnych ludzi, budzących sympatię i szacunek. Wszystko to zwiera się w savoir vivre.

Wiele elementów etykiety biznesu pochodzi wprost z etykiety towarzyskiej. Stosowanie się do kodeksu zachowania, nie tylko ułatwia codzienną pracę, ale ma ścisłe przełożenie na karierę i zarobki. Właściwy styl i dobre maniery są czynnikiem wpływającym na karierę. To one spowodują lepsze relacje ze współpracownikami, z podwładnymi i z przełożonymi. W biznesie savoir vivre jest na równi ważny jak wiedza i umiejętności.

Etykieta biznesu to zasady, które podpowiadają jak z klasą prowadzić rozmowy biznesowe i zachować się podczas ważnych spotkań, ale również sposób by profesjonalnie reprezentować siebie i swoją firmę, również podczas tych mniej oficjalnych okazji. Postawienie na naukę etykiety w biznesie jest jedną z lepszych inwestycji kobiety, która wkracza w życie biznesowe.

Oto kilka podstawowych zasad, o których kobieta biznesu powinna pamiętać:

Hierarchia
W biznesie obowiązująca jest precedencja służbowa: zawsze ważniejszy jest ten, kto ma wyższe stanowisko, niezależnie od płci i wieku. Jeśli zaś nie ma relacji służbowych, obowiązuje reguła procedencji towarzyskiej, biorąca pod uwagę wiek i płeć. Hierarchia pierwszeństwa dotyczy witania się, przedstawiania, siadania, rozpoczynania rozmowy.
Gdy przedstawiasz kogoś, to mężczyzna powinien być przedstawiany kobiecie, młodszy wiekiem starszemu, osoba o niższym stanowisku, komuś z wyższą rangą.
W czasie przyjęcia, to gospodarz powinien przedstawiać osobę, której pozostali goście nie znają. Podobnie jest z nowym pracownikiem w firmie, przedstawia go szef.
Przedstawiając kogoś zawsze podaj jego pełne imię i nazwisko.
Gdy przedstawiasz osobę komuś z wyższą rangą, wymagana jest szczególna dbałość o formę, np. Pan profesor pozwoli, że przedstawię panu naszego doktoranta, pana Kowalskiego.
Jeśli natomiast przedstawiamy komuś członków własnej rodziny warto zaznaczyć stopień łączącego nas pokrewieństwa, np. Oto mój mąż Jan Kowalski.

Przedstawiane siebie
Bardzo wyraźnie podaj imię i nazwisko. Powszechne jest niedbałe wypowiadanie nazwiska co uniemożliwia zapamięta go.
Przy podawaniu imienia nie używaj zdrobnień np. „Ania” zamiast „Anna”. Zdrobnienie własnego imienia jest infantylne i stawia cię w pozycji dziecka.
Przy przedstawianiu się, oprócz imienia i nazwiska, podaj również pełnione przez Ciebie stanowisko i nazwę firmy, którą reprezentujesz np. Renata Wrona, coach, trenerka, PR managerka, właścicielka firmy Prime Image lub Renata Wrona, specjalistka PR, Prime Image.
Unikaj podawania ręki w geście sugerującym konieczność ucałowania dłoni. W biznesie kobieta podaje rękę zdecydowanym ruchem do uścisku. Całowanie w dłoń zarezerwowane jest na okazje nieoficjalne, intymne lub wieczorne przyjęcia o charakterze prywatnym.

Tytułowanie
Do dyrektorów i wicedyrektorów czy prezesów i wiceprezesów zawsze zwracaj się tak samo, a więc Panie Dyrektorze i Panie Prezesie. Nie używaj sformułowań typu “Wicedyrektorze”.

Usadzanie gości przy stole
Jednym z lepszych sposobów na okazanie swojego szacunku do gościa jest posadzenie go na odpowiednim miejscu. To zaś zawsze znajduje się po prawej stronie gospodarza.
W sali konferencyjnej miejscem honorowym będzie to znajdujące się naprzeciwko wejścia głównego.
Honorowymi miejscami w lokalach i restauracjach są te przy ścianach, z widokiem na resztę sali.

Wygląd i ubiór
To jak zaprezentujesz siebie wpływa na wizerunek firmy oraz postrzeganie ciebie jako specjalistki. Pierwsze wrażenie często jest kluczowe w zdobyciu sympatii kontrahenta.
Czyste buty, schludny strój, zadbana, świeża fryzura to podstawa wizerunku kobiety w biznesie.
Zadbaj, aby twój strój biznesowy podkreślał to, że jesteś kobietą biznesu, ale bez zbytniego eksponowania kobiecości czy seksualności.
Nie odwracaj uwagi od swojego profesjonalizmu zbyt dużym dekoltem, nadmiarem biżuterii czy krzykliwym makijażem.
Zwłaszcza w kontaktach międzynarodowych pewne zachowania np. zdjęcie przez kobietę marynarki przy biznesowym stole, są bardzo źle widziane, nawet jeśli zrobią to mężczyźni.
Unikaj kwiatków, falbanek i koronek.
Bardzo ważne są zadbane dłonie i paznokcie. Tu dbamy o to, aby skóra była odpowiednio nawilżona a paznokcie zadbane, bez ozdób typu tipsy czy błyszczące naklejki.
Wybierając buty do biznesowego stroju, pamiętaj, aby palce stóp były zakryte, a na nogach zawsze miej rajstopy.
Pamiętajmy, że w biznesowym stroju obowiązuje zasada “mniej znaczy lepiej” dlatego decydujmy się na jedna ozdobę podkreślającą nasz indywidualny charakter np. apaszka, zegarek, kolczyki czy torba.

Mowa ciała
Swój profesjonalizm możesz podkreślić określonym zachowaniem niewerbalnym: postawą, uśmiechem, kontaktem wzrokowym i gestami.
Staraj się stać prosto i swobodnie.
Unikaj nadmiernej gestykulacji, ale podczas rozmów staraj się trzymać ręce tak aby były widoczne i gotowe na podkreślanie ruchem twoich wypowiedzi.
Stojąc, nie krzyżuj nóg i nie przestawaj z nogi na nogę. Najlepszą postawą jest lekkie rozstawienie nóg.
Jeśli siadasz i masz na sobie spódnicę czy sukienkę, sprawdź czy nie odsłaniasz zbyt dużego fragmentu uda.
Na spotkaniu biznesowym unikaj zakładana nogi na nogę, raczej ustaw obie stopy równolegle, blisko siebie na podłodze.

Głos
Ćwicz technikę operowania głosem. W biznesie, gdy dochodzi do stresujących sytuacji, nie może zdradzać twojego zdenerwowania podniesiony i piskliwy głos.
Trenuj kontrolowanie stresu.
Spokój i opanowanie wyrażone intonacją jest niezmiernie ważne podczas biznesowych rozmów.

Wyrażanie gotowości do współpracy
W rozmowie z klientami podkreślaj indywidualny stosunek do ich potrzeb oraz życzeń.
Wyrażaj gotowość do pomocy i współpracy.
Używaj zwrotów świadczących o twojej uprzejmości.
Traktuj rozmówcę z szacunkiem i nie pozwól na brak szacunku w stosunku do twojej osoby.

Wizytówka
Podawaj wizytówkę z ręki do ręki, napisem skierowanym w stronę odbiorcy. Nie dopuszczalne jest przesuwanie wizytówki po stole w stronę rozmówcy.
O wizytówkę możesz poprosić, jeśli najpierw dałaś swoją.
Nie wypada prosić o wizytówkę pracowników wysokiego szczebla.
Zanim schowasz otrzymaną wizytówkę, przeczytaj ją uważnie.
Możesz, podczas prowadzonej rozmowy, położyć wizytówkę przed sobą, aby móc na nią zerkać. Ta technika jest pomocna zwłaszcza w sytuacji gdy otrzymujesz kilka wizytówek i prowadzisz jednocześnie spotkanie z kilkoma osobami.

Punktualność
Nie spóźniaj się. Spóźnienie na spotkania jest w bardzo złym tonie.
Na ustalone spotkania wychodź z zapasem czasowym.
Jeśli jednak się spóźnisz – pamiętaj, aby przeprosić i krótko się usprawiedliwić.
Jeśli umówiłaś się na telefon, oddzwoń.

Telefon
Odbierając telefon pamiętaj o przedstawieniu się.
Dzwoniąc również się przedstaw.
Jeśli rozmowa została przerwana, dzwoni ponownie osoba, która dzwoniła.
Wysyłając SMS napisz swoje nazwisko. Odbiorca nie musi zgadywać, kto do niego napisał.
Prowadź rozmowy telefoniczne tak, aby nie przeszkadzać współpracownikom czy osobom w komunikacji lub restauracji.
Wyłączaj telefon podczas spotkań biznesowych.
Niech twoje dziecko nie bawi się telefonem służbowym. Zawsze istnieje możliwości, że przez przypadek wybierze numer do twojego kontrahenta.

Poczta elektroniczna
Nie rozpoczynaj od słowa “Witam”, jest ono zarezerwowane do powitania kogoś kto przyjechał do Ciebie w odwiedziny. Zachowaj grzecznościowe “Dzień dobry” lub “Szanowny Panie..”
Przed wysłaniem wiadomości, przeczytaj ją ponownie, aby sprawdzić czy nie ma błędów i literówek.
Jeśli prowadziłeś korespondencję i ktoś czeka na twoją odpowiedź, odpisz, nie zmuszać kogoś to „ścigania” cię prośbą o odpowiedź.

Profesjonalizm i dyskrecja
Sprawy prywatne zostawiaj za drzwiami swojego domu.
W pracy skup się na bieżących zadaniach.
Prowadząc rozmowę w miejscach publicznych, unikaj podawania cudzych nazwisk.
Unikaj negatywnych opinii na temat współpracowników czy kontrahentów.
Jeśli nie możesz o kimś powiedzieć czegoś dobrego, nie mów nic.

Podane przykłady z zakresu etykiety biznesu pomogą ci w budowaniu profesjonalnej marki kobiety biznesu. Znajomość zasad etykiety biznesu jest dziś niezbędna dla każdego manager, jest istotna w utrzymywaniu poprawnych relacji z klientami, partnerami i współpracownikami. Obowiązuje nie tylko na spotkaniach, ale także podczas rozmów telefonicznych i wymiany korespondencji zarówno tradycyjnej jak i elektronicznej.
Cieszę się, że jest coraz więcej kobiet aktywnych zawodowo, które odważnie budują swoją markę kobiety biznesu.

Życzę ci powodzenia – Renata Wrona

Autor: Renata Wrona
Zdjęcie do artykułuTrenerka rozwoju osobistego, Akredytowany Coach ICF, PR managerka, właścicielka firmy PRIME IMAGE. Autorka poradnika „Szczęśliwa kobieta – rozwój, kariera, miłość”.
Ekspertka w dziedzinie kreowania marki osobistej, komunikacji interpersonalnej, Public Relations, wystąpień publicznych, etyki w biznesie. Prowadzi szkolenia z doskonalenia kompetencji osobistych, interpersonalnych i menedżerskich, pomagając uczestnikom w osiąganiu najlepszej wersji siebie samego. Jej pasją są zagadnienia z obszaru rozwoju osobistego, wpływu przekonań na skuteczność w osiąganiu celów, poprawy jakości życia. Dzięki jej sesjom klienci osiągają spełnienie w życiu zawodowym i szczęście w życiu osobistym. Stosuje pracę z obrazem wykorzystując metodę Points of You.
www.renatawrona.pl ; www.facebook.com/CoachRenataWrona

Share

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *