Organizacja pracy zdalnej w domu

Organizacja pracy zdalnej w domu

W dzisiejszym artykule podzielę się kilkoma sposobami ułatwiającymi pracę zdalną z domu. Od kilku lat swoją firmę prowadzę właśnie w ten sposób. Nie wynajmuję biura, nigdzie nie muszę dojeżdżać. Oszczędzam dużo czasu i pieniędzy, choć taki system ma również swoje ciemne strony. Myślę, że wiele Kobiet w obecnej sytuacji może tego doświadczać. Dlatego skupię się na wskazówkach, które sprawią, że organizacja pracy zdalnej w domu będzie przyjemniejsza.

Przygotowanie do dobrej organizacji pracy zdalnej w domu.

Żeby ułatwić Ci zapamiętanie poniższych wskazówek proponuję stosowanie systemu 4xP. Po pierwsze przygotowanie do tego, by warunki, w których pracujesz były optymalne. Mam tu na myśli zarówno aspekty fizyczne, związane na przykład z wietrzeniem biura, jak i psychiczne wiążące się z ustaleniami z domownikami. Do tego włącza się też eliminacja rozpraszaczy.

Po drugie planowanie i robienie tego minimum dzień przed kolejnym dniem pracy. Wierz mi, nie ma nic gorszego niż wstać rano i nie wiedzieć co się ma do zrobienia. Natłok myśli i chaos – gwarantowane. Po trzecie produktywność, czyli dbanie o to, by jak najefektywniej wykorzystać czas. Wspieranie się blokami tematycznymi i minutnikiem. Do tego dbanie o higienę pracy, przerwy, nawodnienie itp.

I na końcu podsumowywanie. Każdy dzień pracy warto zakończyć z długopisem i notesem w dłoni. Docenić swoje dokonania i zrealizowane zadania. To często pomijany element, który jest niezbędny w przeciwdziałaniu wypaleniu zawodowemu.

Przygotowanie do organizacji pracy zdalnej w domu – Rozmowa z bliskimi

Pierwsza rzecz na jaką chciałabym zwrócić Twoją uwagę to otwarta rozmowa z bliskimi. Warto otwarcie powiedzieć domownikom, że w określonych godzinach nie jesteśmy dostępni w kwestiach prywatnych. Że zależy nam na skupieniu i skończeniu zadań w wyznaczonym czasie, dlatego potrzebujemy izolacji i ich wsparcia. Np. Spotykanie się w przerwie na lunch czy drugie śniadanie. Warto wspólnie ustalić różne zasady.

Jeśli mam zamknięte drzwi w pokoju biurowym – to znaczy, że jestem w pracy, mam konferencję online itd. Słyszałam o wielu nieporozumieniach w tych obszarze z powodu braku komunikacji. Otwarte wyjaśnienie sytuacji i asertywne stawianie granic jest najlepszym rozwiązaniem dla obu stron. Warto rozmawiać. Naprawdę.

Osobiście mam już taki odruch, że przed prowadzeniem transmisji live, żegnam się z mężem tak, jakbym gdzieś wychodziła. Mąż ma jasny sygnał, że jakby wszedł z jakąś sprawą, byłby na wizji.

Ponadto istotne jest informowanie o umówionych spotkaniach online. Niech domownicy wiedzą, że w tym czasie mielenie kawy nie jest najlepszym pomysłem, bo może to przeszkodzić naszym Gościom.

Eliminacja rozpraszaczy

Żeby organizacja pracy zdalnej w domu była jak najbardziej produktywna warto spojrzeć prawdzie w oczy. Wiele cennych minut może przeciekać nam przez palce na zajęcia, które nie są związane z pracą zawodową. Zastanów się ile razy łapiesz się na tym, że oglądasz Facebooka lub Instagrama?

Nie mam nic przeciwko mediom społecznościowym. Wręcz przeciwnie, bo bardzo chętnie z nich korzystam, nawet zawodowo. Jednak robię to tak, by nie wpływały na moją produktywność i nie odciągały od zadań, które są niezbędne dla rozwoju mojej firmy.

Żeby praca była jak najbardziej efektywna, warto zadbać o maksymalne skupienie. Jeśli wybijesz się z w wykonywania jakiejś czynności, powrócenie do niej będzie kosztować dużo wysiłku.

Dlatego warto zatroszczyć się o to wcześniej. Miej zawsze pod ręką jakąś kartkę, na której będziesz notować myśli i pomysły, które przyjdą Ci do głowy. Jeśli coś sobie przypomnisz – także to zapisz i wróć do tego dopiero w przerwie lub podczas przeznaczonego na planowanie bloku. Dzięki tej kartce nie będziesz się rozpraszać i zmuszać do zapamiętania danej myśli, a spokojnie przelejesz ją na papier.

Organizacja pracy w dobie social mediów

To co jeszcze mi bardzo pomaga w skupieniu, to wyłączenie wszelkich powiadomień dźwiękowych w telefonie. Skrzynkę mailową otwieram 3-4 razy dziennie, zapewniając sobie wtedy czas na odpowiadanie na maile i realizację zamówień, które w tym czasie się pojawiły.

Co istotne, pracując dużo w mediach społecznościowych, potrzebuję podchodzić do tego równie strategicznie. Zaglądam tam zwykle w określonym i konkretnym celu. Na przykład, by umieścić posta, poprowadzić transmisję, porozmawiać z Uczestnikami Grupy, którą prowadzę. Minimalizuję tego typu aktywności szczególnie w godzinach pracy nad sklepem internetowym czy podczas tworzenia treści (takich jak ta).

Bardzo pomocne w unikaniu rozproszenia są wtyczki, które wyłączają na moim komputerze widok tablicy na Facebooku. Tu możesz pobrać tę wtyczkę do przeglądarki Chrome. Dzięki niej nie odpływam w czeluściach treści, które akurat przyciągają mój wzrok. Istnieje podobna wtyczka do YouTube.

Staram się wchodzić na niego głównie w celu dodania własnych filmów lub po konkretny filmik z medytacją czy utwór muzyczny, który służy relaksacji lub naładowaniu energii w czasie przerwy. Więcej tego typu wtyczek i aplikacji zwiększających produktywność znajdziesz w bezpłatnym e-booku do pobrania. Zgromadziłam tam listę ponad 30 narzędzi, które pomagają mi w codziennej pracy.

Praca w blokach i z minutnikiem

W celu lepszej organizacji pracy zdalnej w domu zachęcam zaprzyjaźnienie się z minutnikiem i pracę w blokach tematycznych. Po co Ci czasomierz? Po pierwsze, jeśli dopiero zaczynasz z jakąś czynnością, warto zmierzyć czas, jaki Ci ona faktycznie zajmuje. Ja już wiem, że napisanie pierwszej wersji takiego artykułu zajmuje mi ok. 3 godzin. Ta wiedza pozwala mi zaplanować na to odpowiednią przestrzeń w kalendarzu.

Wiedza o tym, ile co realnie zajmuje umożliwia odpowiednie planowanie i wybieranie priorytetów na dany dzień. Częstym błędem w planowaniu jest przecenianie swoich zasobów. Energii lub/i czasu właśnie. Ponadto zapominamy o uwzględnianiu sytuacjach losowych.

Po drugie warto pracować w interwałach czasowych. Tu też przyda Ci się praca z minutnikiem. Bardzo popularna jest technika Pomodoro, czyli praca w cyklach 25 minut pracy, po czym 3-5 minut przerwy. Po czterech cyklach pracy robi się dłuższą, 15-30 minutową przerwę.

Warto jednak zbadać różne opcje. Niektórym lepiej pracuje się przez 90 minut po czym robią 20 minut przerwy. Mi sprawdza się dobrze cykle 30 minut z krótka przerwą lub 70 minut z 15 minutową przerwą pomiędzy.

W taki sposób możesz też przygotować się do pracy blokowej. Pamiętaj o tym, by zweryfikować to ze swoim poziomem energii o konkretnych porach dnia. Być może lepiej pisze Ci się rano, a popołudniu swobodniej rozmawia z Klientami?

Praca blokowa mogłaby wyglądać na przykład tak, że rano pracujesz w 3 godzinnym bloku związanym z tworzeniem treści. W jego trakcie robisz sobie krótkie przerwy, jednak nie zmieniasz zajęcia.

Kolejny blok może natomiast dotyczyć komunikacji z Klientami. W tym bloku odpowiadasz na maile, oddzwaniasz itp. Inny blok będzie dotyczył na przykład spraw technicznych, ustawiania i weryfikacji reklam itd.

Organizacja pracy zdalnej w domu – Dlaczego mierzenie czasu jest tak istotne?

To sprzyja maksymalizacji produktywności i lepszemu samopoczuciu. Mamy taką tendencję, by odkładać rzeczy na ostatnią chwilę i wypełniać cały czas przeznaczony na coś, tym „czymś”. Tylko często nie do końca jest tak faktycznie. Załóżmy, że masz pracować od 8 do 16. Jest to zbyt ogólne pojęcie, w którym zmieści się scrollowanie mediów społecznościowych, przerwy na kawę, posiłki, korespondencję na messengerze itd. Istnieje duże ryzyko, że realnych zadań, a zatem i efektów będzie niewiele.

Gdy zaczniesz działać blokami, planując co ma być wykonane w danym czasie – zauważysz różnicę. Przykładowo. Dziś od 12 do 14 zajmuję się przygotowaniem artykułu. Skupiam się tylko na tej czynności, po krótkiej przerwie na napicie się wody i wyjście na balkon, czy posłuchanie ulubionej piosenki, wracam do tego zajęcia.

Następnego dnia między 11 a 13 mogę zaplanować doszlifowanie tekstu i przygotowanie do niego grafik. To zadanie zrealizuję w takich blokach. Mam założenie, świadomość ile mi to zajmuje i precyzyjny plan kiedy to zrobię. Dzięki czemu uzyskuję efekt końcowy.

Zamykanie w ramy czasowe bardzo pomaga, motywuje i wzmaga skupienie. To trochę taka rywalizacja z samą sobą. Przyznam Ci się, że gdy rano się maluję, nastawiam budzik na 10 minut i w tym czasie wykonuję pełny makijaż. Bez zegarka potrafię wykonywać tę przyjemną czynność zdecydowanie dłużej.

Planowanie i organizowanie pracy zdalnej z domu

Poza planowaniem bloków, warto też dawać sobie zapas na nieprzewidziane sytuacje. Czasem nie sposób wypełnić całego kalendarza co do godziny. Wręcz przeciwnie, zalecam rezerwować czas na bufory zapasowe.

W każdej chwili sytuacja może nabrać dynamicznego obrotu. Na przykład gdy piszę ten tekst, dzwoni Klient mojego sklepu internetowego, z którym rozmawiam przez 15 minut. W tym czasie stopuję czasomierz. Rozmawiam z Klientem i jeśli sytuacja tego wymaga, realizuję jego zamówienie.

Wiadomo, Klienci są traktowani priorytetowo. W planie przewidziałam też czas zapasowy, np. godzinę w ciągu dnia na rzeczy nie dające się przewidzieć. Jestem spokojna, że i tak zdążę z ukończeniem artykułu.

Najważniejsze rzeczy na początku

Żeby planowanie miało też jak najlepszy wpływ na nasze samopoczucie, warto robić rzeczy najtrudniejsze na początku. Często nas kusi, żeby załatwić kilka „drobnych” i czerpać radość z tych haczyków na liście. Jednak często wydatkujemy na to sporo energii, a najważniejsza rzecz spada na sam dół listy i już nie mamy na nią siły.

W związku z czym, albo robimy ją w sposób, który nas nie zadowala, albo z poczuciem winy przekładamy na kolejny dzień. Odkładanie najważniejszej rzeczy dodatkowo wprowadza nas w stan napięcia i stresu. Nie róbmy sobie tego.

Warto więc zmierzyć się z tym największym zadaniem w pierwszej kolejności. „Zjeść tę żabę”, jak mówi autor wielu książek o biznesie i rozwoju Brian Tracy.

Organizując pracę zdalną w domu notuj efekty

Co istotne na zakończenie dnia lub czasu pracy zrób podsumowanie. Zainwestuj pięć minut w to, by spojrzeć co danego dnia zrobiłaś, co się dodatkowego wydarzyło i jak sobie z tym poradziłaś. To co z bólem serca obserwuję wśród kobiet to notoryczne niedocenianie się. I w pracy i po pracy.

Cały dzień na pełnych obrotach, a wieczorem potrafimy paść na kanapę i stwierdzić „Kurczę, ja w zasadzie nic takiego konkretnego dziś nie zrobiłam… Na czym minął mi ten dzień?” Dlatego najlepszym, co możesz dla siebie zrobić to założenie notesu, w którym będziesz robić takie podsumowanie.

Co danego dnia zrobiłaś? Jakie miałaś sukcesy? Co ukończyłaś? To pozwoli Ci zauważać fakty, docenić siebie i wzmocnić pragnienie dalszych działań. Żeby to zadziałało warto zarezerwować sobie na to czas np. każdego dnia o 21 przez 5-7 minut zapisuj takie podsumowanie. Zobaczysz co się po kilku dniach stanie z Twoim samopoczuciem.

Dodatkowe wskazówki związane z organizacją pracy zdalnej z domu

Kwestie podziału już nieco omówiłam, na zakończenie podpowiem co możesz zrobić, by dać swemu umysłowi i ciału wsparcie do odnalezienia się w tej sytuacji.

Co istotne w planowaniu i łączeniu życia zawodowego z prywatnym to pamiętanie o planowaniu również czasu wolnego. Jeśli go nie uwzględnisz możesz wpaść w pułapkę poczucia, że ciągle jesteś w pracy. Dlatego warto sobie pomóc takimi technikami jak: malowanie się o konkretnej porze i przebieranie się do działań związanych z pracą. Wyłączanie komputera, zamykanie pokoju biurowego (jeśli masz taki) gdy już skończysz to, co miałaś do zrobienia. Warto też mieć określone godziny, w których „wracasz do domu”. Przeznaczaj swój wolny czas na relaks, kąpiel, lekturę itd.

Zdrowe przekąski i przerwy podczas pracy w domu

Z dodatkowych rzeczy: Zawsze miej przy sobie szklankę wody, a najlepiej nawet dzbanek. Przydadzą się też zdrowe przekąski. Orzechy, suszone owoce, gorzka czekolada. Głód może Cię rozpraszać i powodować, że Twoje myśli powędrują do kuchni i nici z odmierzonego na pracę czasu. Dlatego bądź przygotowana na nagłe burczenie w brzuchu i wytrwaj do zaplanowanej przerwy na obiad czy lunch, dzięki posiadaniu czegoś stosownego pod ręką.

W czasie przerw rób coś innego, niż robisz w pracy. Jeśli pracujesz przy komputerze zrób ćwiczenia rozciągające, wyjdź na balkon pooddychać świeżym powietrzem, popatrz na drzewa. Możesz też wstawić pranie i wrócić do niego przy kolejnej przerwie. Grunt, żeby obowiązki domowe nie zajmowały Ci czasu zamiast pracy, a były ewentualnie odskocznią, o ile oczywiście takiej potrzebujesz.

Mam nadzieję, że te wskazówki pomogą wspomogą Cię w lepszej organizacji pracy zdalnej z domu i spowodują, że będzie ona bardziej produktywna i przyjemniejsza.

Nazywam się Jolanta Ambrożewicz i moją pasją jest marketing interakcyjny – sztuka komunikacji i budowania relacji w oparciu o wartości i interakcje. 

Odczarowuję zły urok rzucony na słowo „promocja”. Sprawiam, że marketing i sprzedaż stają się dla przedsiębiorczych kobiet przyjemnością. W końcu mogą to robić w zgodzie ze sobą, autentycznie i z radością. Bez stresu, poczucia zagubienia i narzucania się Odbiorcom.

Zapraszam Cię na swój FanPage, w którym znajdziesz sporo inspiracji, by pokazać swój biznes i pasje. Możesz także dołączyć do mojej sieci na LinkedIn.

Autor: Jolanta Ambrożewicz

Grafika w treści – materiały Autora.

Fot. wyróżniające – źródło Pixabay

Share

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *